När man ordnar evenemang på officiella platser, lönar det sig att kolla upp vilka tillstånd som behövs. Behov av tillståndens varierar rätt mycket beroende av evenemang.

Anmälan till polisen

Lagen om sammankomster (L530/1999) reglerar anordnande av offentliga evenemang.

Man bör skriftligen informera polismyndigheterna om den offentliga tillställningen minst fem (5) dygn innan evenemanget, ifall  evenemanget förutsätter åtgärder för att upprätthålla ordningen eller om det krävs särskilda trafikregleringar.

Information till polismyndigheterna bör göras åtminståne för följande tillställningar:

1. stora händelser (flera hundra deltagare)
2. utehändelser på officiella platser (speciellt vid transportleder)
3. tillställningar som är riktade mot specialgrupper
4. händelser som pågår sent inpå kvällen eller till natten (efter kl. 22)

Här finns vidare information om offentliga tillställningar (på svenska).

Blanketten Anmälan om officiell tillställning finns både på svenska och finska. Den svenska är i elektonisk form, och för att få upp denna blankett behövs bankkoder. Länken till denna blankett hittas från den ovanstående adressen.

Den finska blanketten finns även i pappersform och går att printa ut.

Anmälan till räddningsverket

Räddnings- och säkerhetsplan för officiella tillställningar
Räddningslagen (L468/2003) och statsrådets förordning för räddningsväsendet (L787/2003) förutsätter att bedrivare av affärverksamhet samt andra samfund utarbetar en räddningslag för det evenemang som ordnas. En räddningsplan för ett större evenemang innehåller naturligtvis fler och mer utförliga punkter än en mindre händelse.

Följande saker bör förekomma vid ett större evenemang:

1. Beskrivning av händelsen: karaktär, arrangör, deltagare, tider och mängder
2. De personer som ansvarar för säkerheten samt deras supleanter med kontaktuppgifter.
3. Riskbedömning samt åtgärder för att förebygga riskmoment
4. Förebyggande åtgärder inför olyckor, där bl.a följande faktorer beaktas:
- nödutgång (tillgänglighet, synlighet)
- släckutrustning (lämpliget, mängd, placering, synlighet)
- räddningsverkets handlingsförutsättningar ( tillräkligt med räddningsvägar, ledning)
- konstruktioner, inredning och dekorationer ( placering, hållbarhet, brandsäker eller brandskyddsbehandlad material)
- farliga ämnen (LPG, bränslen, öppen eld, pyroteknik)
5. Anvisning för agerande i olycks- och farosituationer
6. Trafikplan, var följande bör tas i akt:
- räddninsvägar
- trafikarrangemang, behov av tillstånd
- trafikledning samt trafikledarna samt deras uppgifter
I följande fall bör räddningsverket kontaktas:
- till händelsen kan accosieras en speciell risk mot människor, egendom eller omgivning
- händelsen samlar en stor mängd människor (flera hundra)
- händelsen arrageras innomhus, i ett ställe som inte är menad för samlingssyfte.
- det används öppen eld eller pyroteknik i händelsen
- tillfälliga konstruktioner byggs för att användas under evenemanget

Anmälan till övriga myndigheter

Man bör vara i kontakt med de kommunala miljöhälsomyndigheterna då det kommer till buller- och skakningsanmälan samt försäljning av livsmedel .

Buller- och skakningsanmälan i pdf-format
på svenska
på finska
 

Med tillfälig försäljning av livsmedel avses en tid på maximalt två dagar. Anmälan bör lämnas in minst 15 dagar före händelsen. Mer information om vad som krävs vid tillfällig försäljning av livsmedel:
på svenska
på finska

Hygienpass

Hygienpasset är ett rätt så viktigt verktyg i dagen läge. Med hygienpassets hjälp kan du bevisa att du behärskar kunskapen om hur man skall handskas med livsmedel.
Här kan du läsa om hygienkompetens. Texten hittas från Eviras sidor (Livsmedelssäkerhetsverket).
Här hittar du mer ingående information om hygientestet samt övningsmodeller.

Hygientestet kan skrivas på flera olika ställen, det lönar sig att själv leta reda på ett lämpligt ställe att utföra testet. Men ialla fall här  kan man hitta platser där man kan utföra testet.

Alkoholpass

Alkoholpasset är bevis på att personen har tillräckliga kunskaper om alkohollagstiftningen för att kunna arbeta som ansvarsperson på ställen med C-rättigheter.  Alkoholpasset kan utföras på flera olika institut för näringsbranschen samt även på vuxenutbildningscenter. Listan på dessa ställen finns nederst på samma sida var man hittar hygientestet (se ovan).

Avtal om markanvändning

Man bör vara i kontakt med evenemangområdets markägare om områdets nyttjanderätt